إن صدور قرار مجلس الجامعة لا يعني أن إجراءات الابتعاث انتهت، بل يعتبر انتهاء لمرحلة وبداية مرحلة أخرى يتم فيها تحديد موعد السفر وتأكيد حجز الطيران واستكمال البيانات الخاصة بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث والحصول على أمر الإركاب. وفي هذه المرحلة يقوم المرشح للابتعاث باستكمال الآتي:

• تحديد موعد السفر
• تحديد خط السير
• تحديد المرافقين
• تعبئة النماذج والتعهدات
• الحصول على إخلاء الطرف
• الحصول على أمر الإركاب

وينبغي أن يعلم المبتعث أن تحديد موعد السفر مهم جداً، حيث يترتب عليه إصدار القرار التنفيذي للابتعاث، وإذا صدر القرار فلا بد من السفر إلى مقر الدراسة قبل مرور ثلاثة أشهر من تاريخ صدوره أو التاريخ المحدد بالقرار، فإن لم يصل المبتعث إلى مقر الدراسة خلال الثلاثة الأشهر يعتبر القرار لاغياً. وقد نصت المادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على: ” يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه، ويلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار ” ولذلك فإن إدارة الابتعاث بالجامعة لا تقوم بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث إلا في حدود اسبوع من موعد السفر الذي يحدده المبتعث بناءً على تاريخ بدء الدراسة الموضح في خطاب القبول، حيث يقوم الموظف المختص بالإدارة باستكمال كافة الإجراءات المتعلقة بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث وتزويد الجهات المختصة بصورة من هذا القرار بما في ذلك الملحقية الثقافية في بلد الابتعاث.