أثناء الابتعاث
الوصول إلى مقر البعثة وفتح ملف بالملحقية:
ينبغي ألا تزيد المدة ما بين وصول المبتعث إلى مقر البعثة وبين تاريخ بدء الدراسة عن شهر واحد لأنه لا يبدأ الصرف عليه إلا قبل بداية الدراسة بشهر وذلك حسب نص المادة التاسعة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات: “يبدأ الصرف على المبتعث من تاريخ وصوله إلى مقر بعثته على ألا تزيد المدة بين تاريخ وصوله وبداية دراسته عن شهر واحد “. كما يجب أن لا يتأخر المبتعث عن الوصول إلى مقر البعثة عن ثلاثة أشهر من تاريخ صدور القرار التنفيذي لابتعاثه حتى لا يتم إلغاء قرار بعثته وذلك حسب ما ورد بالمادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات والتي تنص على أن: “يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه، ويُلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار”. فإذا وصل المبتعث إلى مقر البعثة فإن عليه أن يبلغ الملحقية الثقافية السعودية بوصوله ويزودهم بالأوراق والمستندات المطلوبة لفتح ملف خاص به ليتم تعيين مشرف دراسي له ومنحه الضمان المالي للمؤسسة التعليمية وبطاقة الضمان الطبي والبدء في استكمال إجراءات صرف مستحقاته المالية.
أهم المستندات المطلوبة لفتح ملف المبتعث من قبل الملحقيات:
- صورة جواز السفر وجوازات سفر الأسرة المرافقة له مع صور لختم دخول البلد.
- تأشيرة الدخول.
- صورة خطاب القبول الحاصل عليه من المؤسسة التعليمية في بلد الابتعاث.
- صورة قرار الابتعاث الصادر من جامعة الملك خالد.
- صورة بطاقة الأحوال أو كرت العائلة للمرافقين.
- صور شخصية.
- شيك ملغى لحسابه البنكي ببلد الابتعاث لتتمكن الملحقية الثقافية من إرسال المخصصات المالية إلى البنك مباشرة.
تنبيه هام
لا يشترط الذهاب للملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث، وإنما يتم طلب فتح ملف للمبتعث إلكترونيا عن طريق برنامج سفير https://safeer.moe.gov.sa/sites/student/SInterested/Pages/OpenFile.aspx من أي مكان في الابتعاث وإرفاق المستندات المطلوبة. كما ينبغي على المبتعث عند وصوله إلى مقر البعثة أن يقوم بتسجيل جواز سفره في القنصلية السعودية إما بالمراجعة الشخصية أو بواسطة البريد، وتزويدهم بعنوانه وأرقام هواتفه لمساعدته عند الحاجة.
الاستمرار في البعثة ( ترقية البعثة )
تشترط جامعة الملك خالد للاستمرار في البعثة لدراسة مرحلة دراسية أخرى كالماجستير بعد اللغة لمن تم ابتعاثه بقبول اللغة ولم يكن لديه قبول للماجستير، أو مرحلة أعلى كالدكتوراه بعد الماجستير أو التخصص الدقيق بعد الزمالة أن يحصل المبتعث على قبول من مؤسسة تعليمية توافق عليها الجامعة. ورغم أن الجامعة وقد منحت المبتعث فترة ثلاثة أشهر بعد الانتهاء من المرحلة الحالية للابتعاث للبحث عن قبول لمرحلة أعلى، إلا أنه ينبغي على المبتعث أن يقوم بالبحث عن قبول قبل الانتهاء من المرحلة التي هو فيها استباقاً للوقت ومراعاة لمواعيد التقديم على المؤسسات التعليمية للحصول على قبول. فمثلاً….. إذا انتهى المبتعث من مرحلة دراسة اللغة وحقق المعدل المطلوب في كفاءة اللغة من قبل المؤسسات التعليمية في بلد الابتعاث أو بلد آخر، وحصل على قبول فإنه يتوجب عليه تقديم طلب استمرار البعثة لدراسة المرحلة التالية، ويكون ذلك بإرسال طلب استمرار البعثة مع المستندات المطلوبة إلى الملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث لإبداء الرأي حيال الطلب. حيث تقوم الملحقية بمراجعة هذا الطلب ثم إرساله إلى إدارة الابتعاث بالجامعة والتي بدورها تقوم بالتأكد من استيفاء الشروط واستكمال الإجراءات والمستندات والاطلاع على رأي الملحقية حيال ذلك ثم يتم إرسال هذا الطلب إلى الرئيس المباشر (رئيس القسم) لعرضه على مجلس القسم وبعد الموافقة واعتماد المحضر يتم إرفاقه بالطلب ثم عرض هذا الطلب على مجلس الكلية. وبعد الموافقة واعتماد محضر الكلية من قبل صاحب الصلاحية يتم إرفاقه بالطلب ثم إرساله إلى إدارة الابتعاث ليتم التأكد من صحة الإجراءات واستيفاء الشروط وإرفاق كافة المستندات المطلوبة، ثم يتم عرض هذا الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب، وبعد الموافقة يتم إرساله للمشرف العام على إدارة الابتعاث والاستقطاب لإرساله إلى وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي والذي بدوره يرفعه لمعالي مدير الجامعة ليعتمده نيابة عن مجلس الجامعة.
تنبيه هام
يجب على المبتعث إرسال جميع معاملاته إلى الملحقية الثقافية السعودية ببلد الابتعاث للاطلاع عليها واتخاذ الإجراءات اللازمة حيالها إما بتنفيذها من قبلهم إذا كان الأمر يتطلب ذلك كإصدار تذاكر السفر، أو لإبداء الرأي حيالها إما بالتأييد أو عدم التأييد كتمديد البعثة أو تغيير الجامعة… كما نصت على ذلك الأنظمة واللوائح الخاصة بالابتعاث. وعدم الالتزام المبتعث بذلك سوف يترتب عليه تأخر البت في طلبه، لأن الجامعة لن تنظر في أي معاملة ما لم تستوفِ الشروط والإجراءات النظامية الخاصة بالابتعاث ومن ضمنها رأي الملحق الثقافي السعودي ببلد الابتعاث.
تمديد البعثة
من البيانات الأساسية التي يتضمنها قرار الابتعاث مدة الابتعاث حسب الدرجة العلمية المبتعث من أجلها (ماجستير، دكتوراه، زمالة.. الخ ). وقد حددت المادة السابعة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات مدة الابتعاث على النحو الآتي:
- سنة لدراسة اللغة ويجوز لمجلس الجامعة أن يجعلها سنتين إذا تطلب الأمر ذلك.
- سنتان للماجستير.
- ثلاث سنوات للدكتوراه أو ما يعادلها في كل التخصصات ما عدا الطب فتحدد مدة دراسته وفقاً لنظام البلد الذي يدرس فيه المبتعث.
إلا أن المادة العاشرة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات أجازت تمديد البعثة إذا تطلب الأمر ذلك، حيث نصت على أنه: ” يجوز لمجلس الجامعة تمديد فترة الابتعاث الأصلية في الداخل والخارج سنة واحدة للماجستير، وسنتين للدكتوراه والزمالات الطبية، بناء على اقتراح المشرف على دراسة الطالب وتوصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب، كما يجوز لمجلس الجامعة بناءً على اقتراح المشرف على دراسة الطالب وتوصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب إضافة سنة أخرى كحد أقصى لكل مرحلة بعد تقديم المبررات المقنعة لذلك. وبالنسبة للابتعاث للخارج يلزم أن يؤيد رأي المشرف على دراسة الطالب من الملحق الثقافي “.
تنبيه هام
لا يعتبر التمديد أنه حق مكتسب للمبتعث لا بد أن يحصل عليه، بل لا يُلجأ إلى التمديد إلا عند الضرورة وبقدر الحاجة وذلك بناءً على توصية المشرف الدراسي على المبتعث وتأييد الملحق الثقافي السعودي في بلد الابتعاث وموافقة مجلسي القسم والكلية ولجنة الابتعاث والتدريب ومجلس الجامعة. ولهذا فعلى المبتعث أن يبذل قصارى جهد في الدراسة والتحصيل لينتهي من الحصول على الدرجة المبتعث من أجلها في المدة الأصلية المحددة في قرار ابتعاثه.. ولكن إذا اضطر إلى المبتعث الى التمديد لظروف دراسية كتغيير المشرف أو ظروف صحية مثبتة بتقارير طبية أو ظروف أسرية حالت بينه وبين إنهاء الدرجة المطلوبة في الوقت المحدد.. فحينئذ يتقدم المبتعث بطلب تمديد للبعثة موضحاً فيه مبررات طلب التمديد والأسباب التي أدت إلى تأخره في الدراسة وإرفاق المستندات التي تدعم طلبه. مع ضرورة إرفاق خطاب رسمي ومعتمد من المشرف الدراسي بالمؤسسة التعليمية التي يدرس بها يتضمن تقريراً دراسياً عن المبتعث منذ تسجيله بالجامعة وحتى تاريخه موصياً بضرورة التمديد موضحاً أسبابه والمدة المطلوبة والتاريخ المتوقع للتخرج. وإذا كان التمديد لفترة اللغة فيرفق المبتعث خطاب من المعهد الذي يدرس به موضحاً به المرحلة التي انجزها في اللغة وكذلك نتائج اختباراته.. مع ضرورة إرفاق شهادة آخر نتيجة لاختبار التوفل أو الآيلتس، وفي حال لم يدخل المبتعث أحد هذه الاختبارات، فيرفق خطاب من المعهد يوضح الدرجة الحاصل عليها في آخر اختبار وما يعادلها في اختبار التوفل أو الآيلتس، مع بيان الدرجة المطلوبة للالتحاق بالدراسات العليا بالجامعة. ومن ثم يتقدم المبتعث بطلب تمديد البعثة بنفس الطريقة المشار إليها في تقديم طلب الاستمرار في البعثة ويسير بنفس الخطوات حتى يصدر قرار التمديد وعلى المبتعث أن يتقدم بطلب تمديد البعثة بمدة كافية لا تقل عن ثلاثة أشهر قبل تاريخ نهاية البعثة وذلك حتى لا يتعرض لإيقاف مخصصاته بسبب تأخر موافقة المجالس واللجان المختصة على التمديد وهو أمر يستغرق وقتا طويلا قد يصل إلى شهرين أو ثلاثة في بعض الأحيان. علما أن المبتعث لا يستطيع الحصول على تذاكر سفر ذهاب وإياب لقضاء الإجازة السنوية إذا كانت المدة الباقية من بعثته أقل من ستة أشهر
تغيير الجامعة أو البلد
من البيانات الأساسية التي يتضمنها قرار الابتعاث اسم الجهة (الجامعة) التي يدرس بها المبتعث وبلد الابتعاث. يحرص الكثير من الراغبين في الابتعاث على سرعة استكمال إجراءات ابتعاثهم وسفرهم لبدء البعثة، ولذلك بمجرد حصولهم على أول قبول من مؤسسة تعليمية بالخارج دون دراسة متأنية لمستوى الجامعة او مدى مناسبة بلد الابتعاث أو مقر البعثة له و لمتطلبات اسرته. وعندما يسافر المبتعث ويباشر الدراسة بمقر البعثة، يتضح له حقيقة مستواها العلمي في التخصص الذي يرغب دراسته أو عدم مناسبة مقر البعثة له ولأسرته، فيرغب في الانتقال إلى مؤسسة تعليمية أخرى أفضل منها أو مقر بعثة يتناسب مع متطلباته أو متطلبات اسرته إما داخل ذلك البلد أو في بلد آخر. فيبدأ البحث عن قبول، فإذا حصل عليه طلب تغيير الجامعة أو تغيير البلد.
ولذلك فإن تغيير المؤسسة التعليمية المبتعث إليها يتم لأسباب عديدة، لعل من أبرزها:–
- ضعف المستوى التعليمي للمؤسسة التعليمية في مجال تخصص المبتعث.
- عدم وجود أستاذ متخصص في مجال دراسته يشرف عليه.
- عدم تحقيق شروط القبول للدراسات العليا بها كشرط كفاءة اللغة كأن تطلب تلك المؤسسة التعليمية درجات عالية في اختبارات معينة ولم يستطع تحقيقها.
- إحالة الأستاذ المشرف عليه إلى التقاعد أو إعارته أو انتقاله إلى جهة أخرى وعدم وجود مشرف آخر بديل.
- عدم وجود برنامج دراسي للمرحلة التي يرغب دراستها كأن يكون درس الماجستير ولا يوجد برنامج للدكتوراه بتلك المؤسسة التعليمية وكان قرار ابتعاثه يشمل الدكتوراه.
ففي مثل هذه الحالات السابقة أو غيرها مما لم يذكر، يحتاج المبتعث إلى الانتقال إلى مؤسسة تعليمية أخرى إما في البلد نفسه أو في بلد آخر. وقد نصت المادة الثانية عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على أنه: ” لا يجوز للمبتعث أن ينتقل من جامعة إلى أخري أو من بلد إلى آخر إلا بعد موافقة مجلس الجامعة المبنية على توصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما أو الجهة التابع لها المبتعث، ولجنة الابتعاث والتدريب، وتأييد الملحق الثقافي بالنسبة للمبتعثين للخارج “. ولكن لا يحق للمبتعث تغيير مقر الدراسة أو بلد الابتعاث إلا بعد موافقة الجامعة وفق الشروط التي نصت عليها المادة السابقة، وذلك لان الأمر يتطلب معرفة القسم العلمي التابع له المبتعث للتأكد من مناسبة المناهج وسمعة القسم العلمي بالمؤسسة التعليمية المراد الانتقال إليها لذلك لا بد من عرض الموضوع على مجلس القسم لمناقشته واتخاذ القرار المناسب حياله.
أما إذا كان الانتقال بين معاهد اللغة فقد فوضت الجامعة الملحقين الثقافيين السعوديين صلاحيات نقل مبتعثيها في مرحلة اللغة من معهد أو مركز إلى آخر أفضل منه. فإذا اضطر المبتعث إلى تغيير مقر دراسته أو بلد الابتعاث فإن عليه تقديم طلب التغيير مع ذكر أسباب طلب التغيير، شريطة أن تكون المؤسسة التعليمية المراد الانتقال إليها ضمن المؤسسات التعليمية الموصى بها من قبل وزارة التعليم. ويتم تقديم طلب تغيير الجامعة بنفس الطريقة المشار إليها في تقديم طلب الاستمرار في البعثة ويسير بنفس الخطوات حتى يصدر قرار التغيير.
تنبيه هام
على المبتعث أن يتقدم بطلب التغيير بمدة كافية قبل تاريخ بدء الدراسة حتى لا يفقد القبول بسبب تأخر موافقة المجالس واللجان المختصة بالقرار وهو أمر يستغرق وقتا طويلا قد يصل إلى شهرين أو ثلاثة في بعض الأحيان. كما يجب على المبتعث ألا يغادر مقر دراسته ولا ينتقل إلى الجامعة الجديدة حتى يصدر قرار الموافقة بالتغيير من الجامعة، لكي لا يتعرض لإيقاف مخصصاته المالية وذلك وفق ما نصت عليه المادة السابعة والعشرون من لائحة الابتعاث والتدريب على أنه: ” توقف مخصصات المبتعث بحصوله على الدرجة العلمية أو إذا غير مقر دراسته أو تخصصه أو جامعته دون موافقة مجلس الجامعة “.
تغيير التخصص
من البيانات الأساسية التي يتضمنها قرار الابتعاث التخصص العام والدقيق المراد دراسته، حيث يتم تحديد التخصص العام والدقيق من قبل القسم العلمي وفق احتياجاته وخططه المستقبلية… إلا أنه في بعض الأحيان يحتاج المبتعث إلى تغيير التخصص لعدة اسباب منها: عدم تطابق برنامج التخصص الحالي لمتطلبات القسم وخططه المستقبلية أو بسبب استحداث تخصص جديد بالقسم لدراسته جدوى علمية يستفاد منه عند رجوعه من البعثة. ومهما تكن الأسباب الموجبة إلى تغيير التخصص، إلا إنه إذا صدر قرار الابتعاث وحدد فيه التخصص العام والدقيق فإنه لا يجوز للمبتعث التغيير إلا بعد حصوله على موافقة الجامعة وذلك وفق الشروط والإجراءات المتبعة. وفي حالة إقدام المبتعث على ذلك بدون موافقة الجامعة فإنه يترتب عليه إيقاف جميع مخصصات المبتعث، وينظر في إنهاء بعثته. وذلك حسب ما جاء في المادة الحادية عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات والتي نصت على أنه: “لا يجوز للمبتعث تغيير تخصصه العام أو الدقيق الذي ابتعث من أجله إلا بموافقة مجلس الجامعة بناء على توصية مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب. وفي حال تغيير التخصص قبل صدور الموافقة، توقف جميع مخصصات المبتعث، وينظر في إنهاء بعثته”. فإذا اضطر المبتعث لتغيير تخصصه العام أو الدقيق فعليه تقديم طلب تغيير التخصص بنفس الإجراءات المشار إليها في تقديم طلب الاستمرار في البعثة ويسير بنفس الخطوات حتى يصدر قرار التغيير.
تنبيه هام
يجب على المبتعث أن يتقدم بطلب تغيير التخصص بمدة كافية قبل تاريخ بدء الدراسة حتى لا يفقد القبول بسبب تأخر موافقة المجالس واللجان المختصة وهو أمر يستغرق وقتا طويلا قد يصل إلى شهرين أو ثلاثة في بعض الأحيان. كما يجب على المبتعث ألا يغير تخصصه حتى يصدر قرار الموافقة بالتغيير من الجامعة، لكي لا يتعرض لإيقاف مخصصاته المالية وذلك وفق ما نصت عليه المادة السابعة والعشرون من لائحة الابتعاث والتدريب على أنه: ” توقف مخصصات المبتعث بحصوله على الدرجة العلمية أو إذا غير مقر دراسته أو تخصصه أو جامعته دون موافقة مجلس الجامعة ” ونوصي الراغبون في الابتعاث بالتريث في اختيار التخصص والجامعة التي يرغب في الابتعاث اليها ودراسة الموضوع مع الأقسام العلمية والاطلاع على الخطط الاستراتيجية للجامعة، وذلك حتى لا يضطر المبتعث إلى طلب تغيير التخصص أو الجامعة وبالتالي يضيع وقت من فترة الابتعاث، وبالتالي يتأخر في الدراسة مما قد يترتب عليه احتياجه لطلب تمديد البعثة. كما نوصي ايضاً الأقسام العلمية بدراسة لجميع التخصصات التي تدرسها وكذلك وضع قائمة بالمؤسسات العلمية المتميزة في تلك التخصصات وتوجه ومساعدة منسوبيها للابتعاث اليها، وذلك اختصار للوقت وتوفيرا للجهد الذي يبذله المعيد أو المحاضر في ذلك، خاصة وأنه ليس لديه الخبرة الكافية والمعرفة العلمية لاختيار الأفضل من بين تلك المؤسسات التعليمية.
القيام برحلة علمية
الرحلة العلمية هي عبارة عن عمل ميداني يقوم به المبتعث مرة واحدة خلال المرحلة الدراسية الواحدة لجمع بعض البيانات المتعلقة ببحثه ومنها على سبيل المثال: القيام بجمع بعض العينات العلمية لإجراء تجارب مخبرية عليها أو جمع معلومات أو بيانات عن موضوع البحث من خلال عمل استبانة معلومات وتوزيعها على الفئة المستهدفة أو إجراء مقابلات مع عينة الدراسة أو غيرها من الطرق الحديثة لجمع البيانات. وقد تم تحديد الاجراءات والأحكام المتعلقة بالرحلة العلمية للمبتعث في الخارج بالمادة الخامسة عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات، حيث جاء فيها: ” يجوز للمبتعث إلى الخارج القيام برحلة علمية أثناء إعداد الرسالة ولمرة واحدة خلال المرحلة الدراسية الواحدة إلى المملكة أو غيرها خارج مقر البعثة وفقأ للضوابط الآتية:
- أن يوصي المشرف على دراسة الطالب بحاجة البحث إلى الرحلة العلمية.
- تأييد الملحق الثقافي.
- موافقة مجلس القسم و الكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب في الجامعة المبتعث منها.
- ألا تزيد مدة الرحلة العلمية عن ثلاثة أشهر حداً أقصى.
- إذا كانت الرحلة العلمية إلى المملكة فعلى المبتعث أن يباشر أبحاثه تحت إشراف القسم التابع له ويقوم القسم بإعداد تقرير واف عن الرحلة.
- إذا كانت الرحلة العلمية خارج مقر البعثة إلى غير المملكة فيتم رفع تقرير عن الرحلة إلى الملحق الثقافي من قبل المشرف على دراسة المبتعث ويقوم الملحق بتزويد الجامعة التابع لها المبتعث بصورة منه”.
كما تم ايضاً تحديد الاجراءات والأحكام المتعلقة بالرحلة العلمية للمبتعث داخلياً في المادة العشرون من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات، حيث جاء فيها: ” يجوز للمبتعث القيام برحلة علمية أثناء إعداد الرسالة ولمرة واحدة خلال المرحلة الدراسية الواحدة خارج مقر الدراسة سواء كان السفر داخل المملكة أو خارجها وفقأ للضوابط الآتية:
- أن يوصي المشرف على دراسة الطالب بحاجة البحث إلى الرحلة العلمية.
- موافقة مجلسي القسم والكلية، أو المعهد وما في حكمهما، ولجنة الابتعاث والتدريب في الجامعة المبتعث منها.
- ألا تزيد مدة الرحلة العلمية عن ثلاثة أشهر حداً أقصى “.
ففي حالة احتياج المبتعث سواء في الخارج أو الداخل القيام برحلة علمية، فإن عليه الحصول على خطاب من المشرف الدراسي يوضح فيه حاجة البحث إلى الرحلة العلمية. ثم بعد ذلك يتقدم المبتعث بطلب الرحلة العلمية موضحاً فيه مدة الرحلة ووجهتها والتاريخ المحدد للقيام بها وإرفاق كافة المستندات المطلوبة. ويكون تقديم طلب الرحلة العلمية بنفس الاجراءات المشار إليها في تقديم طلب الاستمرار في البعثة ويسير بنفس الخطوات حتى يصدر قرار الموافقة على الرحلة العلمية
حضور المؤتمرات والندوات العلمية والدورات القصيرة
الحصول على بعثة دراسية خارجية يعتبر فرصة ذهبية لا تقدر بثمن، يفتح للمبتعث خلالها آفاقا رحبة لرفع كفاءته وتطوير مهاراته وتنمية قدراته وزيادة معارفه للوصول إلى مستوى علمي ومهني أفضل يمكنه من أداء واجباته الوظيفية على أفضل الوجوه. وحضور المبتعث للدورات التطويرية القصيرة في مجال تخصصه، وكذلك حضوره للمؤتمرات العلمية ذات العلاقة بدراسته، والمشاركة فيها بتقديم أوراق علمية، له بالغ الأثر في زيادة معارف وتنمية قدرات المبتعث البحثية، وكذلك يتسنى له الالتقاء بكبار العلماء والباحثين والاستفادة من بحوثهم وتجاربهم.
وتشجع جامعة الملك خالد مبتعثيها على المشاركة الفعالة في المؤتمرات العلمية العالمية ونشر الأبحاث في المجلات العلمية العالمية، وذلك إيمانا من قياداتها بما لذلك من أهمية قصوى على المستوى العلمي للمبتعث، كما تؤكد الجامعة على ضرورة تسجيل اسمها على تلك البحوث لتعكس صورة الجامعة في المحافل الدولية.
وقد تم تحديد الاجراءات والأحكام المتعلقة بحضور المؤتمرات والندوات العلمية والدورات القصيرة في المادة السابعة عشر من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات حيث نصت على: ” يصرف للمبتعث تذكرة سفر ذهاباً وإياباً لمرة واحدة لحضور المؤتمرات، والندوات العلمية، أو الدورات القصيرة وذلك خلال المرحلة الدراسية الواحدة وفق الضوابط ا لآتية:
- أن يكون للمؤتمر، أو الدورة علاقة مباشرة بتخصصه أو موضوع بحثه.
- موافقة لجنة الابتعاث والتدريب في الجامعة بناءً على توصية المشرف على دراسة الطالب وتأييد الملحق الثقافي بالنسبة للابتعاث للخارج”.
ففي حالة كان للمبتعث رغبة في المشاركة في مؤتمر علمي أو دورة تدريبية قصيرة فعليه تقديم طلب بذلك يوضح فيه عنوان المؤتمر أو الدورة وعلاقته بتخصصه أو موضوع بحثه ومكان انعقاده سواء كان ذلك في بلد الابتعاث أو بلد آخر، وموعد انعقاده والفترة التي يستغرقها. وإرفاق النشرات التعريفية بذلك، على أن يكون التقديم قبل موعد إقامة المؤتمر أو الدورة بوقت كافٍ لا يقل عن شهرين لتتمكن الجهات المختصة بالملحقية والجامعة من البت في الموافقة على طلبه لحضور المؤتمر أو الدورة التدريبية.
